Znak sprawy POD.271.1.2022

Zapytanie ofertowe    
Postępowanie prowadzone w trybie art. 2 ust. 1  pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.
Prawo zamówień publicznych

I. Informacje o Zamawiającym
1. Zamawiający:  Gmina Biała
Adres do korespondencji: Biała Druga 4b, 98-350 Biała
tel.: (43) 841-90-90, faks: (43) 841-90-18 e-mail: sekretariat@gminabiala.pl

Zaprasza do złożenia ofert cenowych na (podać nazwę przedmiotu  zamówienia)
„Zakup energii elektrycznej dla Gminy Biała oraz jednostek organizacyjnych”.

II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest dostawa energii elektrycznej do obiektów Zamawiającego, w okresie od 01.04.2022 r. do 30.06.2022 r. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 833 ze zm.), wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi oraz załącznikiem nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia.
1. Przedmiot zamówienia opisany został wg. następujących kodów CPV
09000000-3 – produkty naftowe, paliwa, energia elektryczna i inne źródła energii
09300000-2 – energia elektryczna, cieplna, słoneczna i jądrowa
09310000-5 – elektryczność
2. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni.
3. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
III. Zamawiający oświadcza, że:
1. Zawarł umowy świadczenia usługi dystrybucji z PGE Dystrybucja SA, na czas nieokreślony;
2. Prognoza zużycia energii wskazana powyżej oraz w Opisie przedmiotu zamówienia stanowi jedynie wartość przybliżoną, która w trakcie wykonywania umowy może ulec zmianie. Faktyczne zużycie energii (mniejsze lub większe od prognozy wskazanej w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego) uzależnione będzie wyłącznie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, zaś Sprzedawca zobowiązany jest w każdym przypadku stosować ceny energii zaoferowane w postępowaniu;
3. Wyłonionemu w postępowaniu Wykonawcy, udostępni dane PPE w formie elektronicznej, niezwłocznie po zawarciu umowy.
4. Szacunkowe zapotrzebowanie na energię elektryczną ma jedynie charakter orientacyjny, służący do porównania ofert i w żadnym wypadku nie stanowi ze strony Zamawiającego, zobowiązania do zakupu energii w podanej ilości.
5. Wykonawca nie może dochodzić od Zamawiającego żadnych roszczeń finansowych (np. odszkodowania), jeżeli w okresie obowiązywania umowy Zamawiający zakupi od Wykonawcy mniejszą lub większą ilość energii elektrycznej niż prognozowana, wskazana w opisie przedmiotu zamówienia - Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego, w szczególności spowodowaną zwiększeniem lub zmniejszeniem ilości PPE.
6. Dostawca energii zobowiązany jest posiadać umowę dystrybucyjną zawartą z Operatorem Systemu Dystrybucyjnego (OSD) właściwym dla obiektu Zamawiającego, najpóźniej w dniu zawarcia umowy dotyczącej przedmiotowego zamówienia i na czas nie krótszy niż do 30-06-2022 r.
7. Wykonawca zobowiązany będzie do pełnienia funkcji podmiotu odpowiedzialnego za bilansowanie handlowe dla energii elektrycznej sprzedanej w ramach przedmiotu zamówienia.
8. Przedmiot zamówienia nie obejmuje świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, zaś usługi dystrybucji energii elektrycznej będą świadczone na podstawie odrębnych umów zawartych przez Zamawiającego z właściwym Operatorem Systemu Dystrybucyjnego – dane OSD zawarte są w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego.
9. Zamawiający według swojej najlepszej wiedzy zawarł w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego wszystkie niezbędne dane umożliwiające skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy energii elektrycznej. Na podstawie tych danych Wykonawca dokona zgłoszenia wskazanemu Operatorowi Systemu Dystrybucyjnego do realizacji zawartej z Wykonawcą umowy sprzedaży energii elektrycznej. Wykonawca nie będzie wymagał od Zamawiającego uzupełnienia lub przekazania jakichkolwiek innych informacji dodatkowych. Wyjątkiem będą informacje wyraźnie wskazane jako niezbędne przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego lub dotychczasowego Sprzedawcę.
10. Zamawiający udzieli wyłonionemu w postępowaniu Wykonawcy pełnomocnictwa do:

1) Powiadomienia właściwego Operatora Systemu Dystrybucyjnego o zawarciu umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz o planowanym terminie rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej.
2) Złożenia oświadczenia o nieprzedłużaniu obowiązującej umowy z dotychczasowym Sprzedawcą energii elektrycznej lub złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu dotychczas obowiązującej umowy sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usług dystrybucji, zgodnie z warunkami tych umów, dla punktów poboru energii elektrycznej zawartych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
3) Przygotowania stosownych dokumentów i dokonania uzgodnień w celu zawarcia przez Zamawiającego umowy o świadczenie usług dystrybucji ze wskazanym Operatorem Systemu Dystrybucyjnego, na warunkach dotychczas obowiązującej umowy z dystrybutorem, w przypadku pozytywnego rozpatrzenia przez OSD zgłoszenia zmiany sprzedawcy, o którym mowa w pkt IV.2.
4) Reprezentowania Zamawiającego w kontaktach z dotychczasowym Sprzedawcą energii elektrycznej lub Operatorem Systemu Dystrybucji w sprawach związanych z procesem zmiany Sprzedawcy - dotyczy punktów poboru ujętych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
5) Reprezentowania Zamawiającego w kontaktach z Operatorem Systemu Dystrybucji w sprawach związanych z procesem zgłoszeniem Sprzedawcy dla nowych punktów poboru energii elektrycznej, na które Zamawiający otrzymał od OSD numer umowy o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej.
6) W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego wskazano aktualne parametry (grupa taryfowa/moc umowna), które mogą podlegać zmianie w trakcie trwania umowy sprzedaży energii elektrycznej.

IV. Termin wykonania zamówienia.

1.Termin wykonania zamówienia: od 01.04.2022 r. do 30.06.2022 r.
2. Z przyczyn formalno-prawnych Zamawiający dopuszcza zmianę terminu rozpoczęcia wykonania zamówienia, z zastrzeżeniem granicznego terminu wykonania zamówienia do 30.06.2022 r., jednak nie wcześniej niż po skutecznym rozwiązaniu umowy, na podstawie której Zamawiający dotychczas kupował energię elektryczną oraz po skutecznym przeprowadzeniu procesu zmiany dostawcy w OSD i wejściu w życie umowy zawartej z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu.

V. Informacja o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
1) Wykonawca powinien posiadać aktualnie obowiązującą koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu energią elektryczną, wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne.
2) W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o zamówienie, warunek dotyczy uprawnień, o których mowa powyżej, zostanie spełniony jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej i zrealizuje dostawy, do realizacji których te uprawnienia są wymagane.

VI. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:
Zamawiający wymaga, aby każda oferta zawierała:
1. Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz cenowo-ofertowy – wg. załączonego wzoru formularza ofertowego.
2. Pełnomocnictwo.
Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.
W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z którego treści będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych wykonawców należy załączyć do oferty.
Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty i powinno zawierać w szczególności wskazanie:
- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,
- wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy, z określeniem adresu siedziby,
- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
3. Aktualnie obowiązującą koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu energią elektryczną, wydana przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne.
4. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (KRS, CEIDG).

5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.
Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną.

VIII. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami
1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest Pani Dominika Rosak.
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: poniedziałek, wtorek, czwartek, piątek: 7:00-15:00, środa: 8:00-16:00.

IX. Miejsce składania ofert
Ofertę cenową należy  złożyć w terminie do dnia 15.03.2022 r. , do  godz. 10.00, w siedzibie Zamawiającego:
 Urząd Gminy Biała, Biała Druga 4B,98-350 Biała  (sekretariat pokój 9-10) w zamkniętej kopercie z dopiskiem:
„Zakup energii elektrycznej dla Gminy Biała oraz jednostek organizacyjnych”. ” NIE OTWIERAĆ PRZED 15.03.2022 r., godz. 10:15.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 15.03.2022 r. o godz. 10.15, w Urzędzie Gminy Biała, Biała Druga 4B, 98-350 Biała, pokój nr 17.

X. Opis sposobu obliczania ceny
1. Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia.
2. Cena jednostkowa za energię elektryczną czynną całodobową musi być podana z dokładnością do pięciu miejsc po przecinku. Jeżeli wykonawca poda cenę jednostkową z dokładnością mniejszą (np. do czterech miejsc po przecinku), zamawiający wówczas uzna, że piątą cyfrą po przecinku jest cyfra „0” (słownie: zero).
3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

XI. Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:
Cena- 100 %.
Oferty będą oceniane przez komisję przetargową metodą punktową w skali 100-punktowej.
Cena - 100%
Cena będzie oceniana metodą punktową wg wzoru:

Cena najniższej ze wsystkich ofertx100pktx100% / Cena oferty badanej

Oferta może otrzymać maksymalnie 100 pkt (1% = 1 pkt) w zakresie kryterium ceny.
Jako najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów, w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Zapytaniu ofertowym.

XII. Informacje o formalnościach
1. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą nie później niż w terminie związania ofertą.
2. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.
3. Niedopełnienie powyższych formalności przez wybranego wykonawcę zostanie potraktowane przez zamawiającego jako niemożność zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
4. Zamawiający niezwłocznie przekaże wyłonionemu w postępowaniu Wykonawcy dane PPE w formie pliku MS Excel oraz udostępni dokumenty niezbędne do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy.
5. Zamawiający dokonał aktualizacji numerów PPE.
6. Zamawiający zawarł umowy dystrybucyjne dla wszystkich punktów poboru energii.
7. Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie umowy drogą korespondencyjną.
8. Zamawiający oraz jednostki organizacyjne zawrą trzy odrębne umowy o udzielenie zamówienia.
9. Zamawiający informuje, że moce umowne i grupy taryfowe są zgodne z aktualnymi umowami dystrybucyjnymi, nie oczekuje zmiany parametrów dystrybucyjnych.
10. Zamawiający poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z opisem przedmiotu zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
11. Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i oceni je, jeżeli oferta co do treści spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym.
12. Oferta niespełniająca wymagań zostanie odrzucona.
13. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
14. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga.
15. Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.
16. Zamawiający zastrzega sobie także możliwość unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki:
1.    Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia
2.    Załącznik nr 2 - Formularz cenowo - ofertowy
3.    Załącznik nr 3 – Pełnomocnictwo
4.    Załącznik nr 4 - Oświadczenie o posiadaniu aktualnej umowy z OSD
5.    Załącznik nr 5 - Klauzula informacyjna

Przygotowała: Dominika Rosak

ZATWIERDZIŁ:

Aleksander Owczarek

Wójt Gminy Biała